Debitorenmanagement und Zahlungsverkehr – vom Versand bis zum Zahlungseingang

Bei ADLOQ endet die Lieferkette nicht an der Laderampe. Zusätzlich zu Lagerung, Kommissionierung und Versand übernehmen wir für unsere Kunden den kompletten kaufmännischen Prozess rund um die Rechnung: von der Rechnungserstellung im Paket über den SEPA-Lastschrifteinzug und den Zahlungsabgleich bis hin zum Mahnwesen bei ausbleibender Zahlung. Sie konzentrieren sich auf Ihr Produkt – wir sorgen dafür, dass aus jeder Lieferung auch ein Zahlungseingang wird.

Was umfasst unser Debitorenmanagement?

Wir betreuen den vollständigen Forderungslauf – vom Entstehen der Forderung bis zu ihrem Ausgleich. Konkret übernehmen wir folgende Aufgaben:

Rechnungserstellung und Versand mit der Ware

Zu jeder Auslieferung erstellen wir die passende Ausgangsrechnung und geben sie gemeinsam mit dem Paket auf den Weg. Rechnung und Warenausgang stimmen dadurch immer überein – Abweichungen zwischen Lieferschein, Rechnung und Versanddatum entstehen erst gar nicht.

Übernahme in die Buchhaltungssoftware

Alle Ausgangsrechnungen werden strukturiert in die Buchhaltungssoftware übernommen. Damit entsteht ein jederzeit aktuelles Bild der offenen Posten, das Grundlage für alle weiteren Schritte ist.

Einzugsmanagement und SEPA-Dateien

Für Kunden mit erteiltem SEPA-Lastschriftmandat erstellen wir auf Basis der offenen Rechnungen die SEPA-Einzugsdateien (XML-Format nach ISO 20022) und stellen sie zum Einreichen bei der Bank bereit. Fälligkeiten, Vorlauffristen und Mandatsdaten behalten wir dabei im Blick.

Zahlungsabgleich und OP-Management

Die Kontoauszüge der Bank gleichen wir gegen die offenen Rechnungen ab und buchen die Zahlungseingänge aus. Teilzahlungen, Rücklastschriften und nicht zuordenbare Eingänge klären wir auf. Sie erhalten eine saubere, laufend gepflegte OP-Liste statt eines gewachsenen Zahlenfriedhofs.

Mahnwesen bei Nichtzahlung

Bleibt eine Zahlung aus, greift ein abgestimmter Mahnprozess: Zahlungserinnerung, Mahnstufen und – nach Ihrer Vorgabe – die Übergabe an Inkasso oder Rechtsanwalt. Fristen und Eskalationsstufen legen wir gemeinsam mit Ihnen fest.

Ihre Vorteile auf einen Blick

• Ein Ansprechpartner für Logistik und Zahlungsverkehr – keine Schnittstellenverluste zwischen Lager, Versand und Buchhaltung
• Kürzere Zahlungsziele in der Praxis durch konsequenten Einzug und lückenloses Mahnwesen
• Weniger Verwaltungsaufwand in Ihrer eigenen Buchhaltung
• Transparenz jederzeit über offene Posten, Zahlungseingänge und Mahnstände
• Skalierbar – ob 50 oder 5.000 Rechnungen im Monat
• Etablierte Prozesse aus dem Umfeld sensibler Lieferketten, u. a. der pharmazeutischen Distribution

So läuft die Zusammenarbeit ab

1. Analyse: Wir sehen uns Ihre bestehenden Rechnungs- und Zahlungsprozesse an.
2. Einrichtung: Stammdaten, Rechnungslayout, Zahlungsbedingungen, Mahnstufen und SEPA-Mandate werden aufgesetzt.
3. Laufender Betrieb: Rechnungsstellung mit dem Versand, Einzug, Zahlungsabgleich und Mahnwesen laufen im Tagesgeschäft mit.
4. Reporting: Sie erhalten regelmäßig Auswertungen zu offenen Posten, Zahlungseingängen und Mahnverfahren.

Für wen eignet sich diese Leistung?

Unser Debitorenmanagement richtet sich an Unternehmen, die ihre Logistik bereits ausgelagert haben oder auslagern möchten und den kaufmännischen Nachlauf nicht doppelt aufbauen wollen – etwa Hersteller, Händler und Distributoren mit regelmäßigem Rechnungsaufkommen im B2B- und B2C-Geschäft.